به اين جمله خوب دقت كنيد: «دوست دارم اين كار را انجام دهم، اما حيف وقتش را ندارم!»
تا به حال چند بار اين جمله را گفته ايد؟ امروزه مديريت بهينه زمان براي بسياري از قشرها مانند كارفرمايان، كارمندان، دانشجويان و حتي خانه داران دردسري بزرگ محسوب مي شود و اين افراد اغلب از نداشتن وقت كافي براي انجام كارها شكايت مي كنند.
اولويت بندي دركارها، ماهيت بنيادين مديريت زمان است. به اين معنا كه بعضي از كارها را بايد اول انجام داد و بعد به كارهاي ديگر پرداخت. هدف هاي خود را تعيين و سپس آنها را براساس اهميت شان اولويت بندي كنيد. حالانوبت تعيين يك برنامه زماني براي اجراي اين اهداف است.
سعي كنيد روي اعمال خود كنترل بهتري داشته باشيد تا استفاده بيشتري از زمان ببريد. براي آموختن مديريت زمان، نخست بايد آموخت چگونه اعمال و كارهاي شخصي خود را مديريت كرد.
مديريت زمان ابزاري نيست كه شما را قادر به سخت تر و بيشتر كاركردن كند، بلكه به شما كمك مي كند «هوشمندتر» كاركنيد. به اين معنا كه كارهاي خود را ساده تر وسريعتر انجام دهيد.
با استفاده از تكنيك هاي مديريت زمان فرد مي تواند به كار، استراحت، تفريح و ديگر فعاليت هاي اجتماعي خود برسد . براي استفاده بهينه از زمان لازم نيست كه تبديل به يك آدم «معتاد به كار» شد.
بهره بري از زمان و آگاهي در اين زمينه در هريك از ما به طرز چشمگيري متفاوت است. كارهايي را كه در طول روز انجام مي دهيم تا حد زيادي بستگي به مقدار انرژي، انگيزه، توانايي ها، مهارت ها و ديگر منابع در دسترس دارد. بررسي «الگوهاي زماني» كه درخلال آن به انجام كارها مي پردازيم درواقع نخستين گام به منظور بهبود بخشيدن مديريت زمان است.
 

زمان اوج بازدهي را مشخص كنيد

منظور از زمان اوج، همان ساعت هايي است كه فرد بسيار پرانرژي و بازدهي و كارايي اش بالاست. ساعت بيولوژيكي (ساعت زيستي) بدن كه تأثير بسزايي برروي عملكرد فرد دارد، در هر يك از ما متفاوت است. به طور كلي مي توان افراد را به سه گروه تقسيم كرد. دسته اول كه در ساعت هاي آغازين بامداد بسيار فعال و پرانرژي هستند و با بازدهي بالاكارها را انجام مي دهند. دسته دوم در ساعت هاي واپسين بعدازظهر بسيار پركارند و بازدهي كارشان در آن ساعت ها بيشتر از مواقع ديگر درطول روز است. آخرين گروه، شب زنده داران هستند كه نيمه هاي شب را بهترين موقع براي انجام دادن كارها مي دانند. پيش از هرچيز شما بايد زمان اوج كاري خود را معين كنيد و آن را به كارهاي سخت تر يا افكار خلاق خود اختصاص دهيد.

زماني براي ديگران
درطول يك هفته يا گاهي در طول يك روز، بايد زماني را براي ديگران منظور كنيد. براي مثال يك مديرعامل را در نظر بگيريد كه دائم بايد براي ملاقات با پرسنل اداره، مديران قسمت هاي مختلف، كارگران و ديگر قسمت هاي تحت نظارتش برنامه ريزي كند. خودتان را جاي يك مديرعامل درنظر بگيريد. دراين صورت بايد بخشي از زمان را براي خانواده و همكاران كنار بگذاريد. همچنين سعي كنيد تا حد امكان عوامل بازدارنده يا اتفاق هايي را كه موجب وقفه دركار مي شود كاهش دهيد، بخصوص هنگام ساعت هاي اوج كاري تان. درواقع گاه مي توان كار دو ساعت را در يك ساعت آرام و به دور از عوامل بازدارنده، انجام داد.

تجزيه و تحليل مشكلات
* آيا مي توانيد با «تعادل» از زمان خود استفاده كنيد؟ زمان ما در يك روز ميان كار، عبادت، استراحت و تفريح تقسيم مي شود. تعادل به اين معناست كه بايد زمان كافي براي انجام كارهاي بيرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگي، خواب، استراحت و فعاليت هايي مانند ورزش و مطالعه داشته باشيد.
* آيا نياز اصلي شما قبول كردن محدوديت زمان است؟ يقيناً در بعضي از دوره هاي زندگي زمان كافي براي انجام هركاري كه دلمان مي خواهد نداريم. اين نكته بويژه براي خانواده هايي كه بچه هاي كوچك دارند و افراد مجردي كه بايد كارهاي خارج و داخل خانه را خودشان به تنهايي انجام دهند، حائزاهميت است. دراين حالت و با توجه به محدوديت هايي كه زمان به شما اعمال مي كند، بايد بياموزيد كه فعاليت ها و كارهاي كم اهميت تر را براي به دست آوردن زمان بيشتر و انجام كارهاي ضروري تر، حذف كنيد.
* آيا هدف اصلي تان كاهش زمان كاري است؟ گاهي اوقات لازم است كارها را ساده تر كرد. براي مثال مي توان غذايي درست كرد كه ساده تر باشد و زمان كمتري صرف تهيه آن شود.
اگر انتظار و توقع بالايي از خودتان داريد، مي توانيد استانداردها و معيارهاي آن را تعديل كنيد. مي توان از امكانات مؤسسه هاي خدماتي نيز استفاده كرد.
* آيا زمان كافي براي پرداختن به امور شخصي تان داريد؟ گاهي اوقات زماني كه بايد صرف امور شخصي و كارهايتان بكنيد، نخستين اولويت را پيدا مي كند. شما به زمان احتياج داريد تا به بررسي احساسات و اهدافتان بپردازيد.
براي حفظ سلامت روان به سرگرمي ها و كارهاي موردعلاقه تان بپردازيد. توانايي خود را در «نه گفتن» بالاببريد و رابطه اي شفاف با ديگران برقرار كنيد. براي «نه گفتن» بايد تمرين كرد. به خاطر داشته باشيد كه نه گفتن و نپذيرفتن يك كار، مي تواند موجب آري گفتن و پذيرفتن كاري مهم تر باشد.

هدفگذاري كنيد
براي استفاده بهينه از زمان، نخست بايد برروي اهدافتان متمركز شويد. تمام اهداف اعم از شخصي، كاري، اجتماعي، خانوادگي و مالي مهم هستند و رسيدن به آنها نيازمند زمان است.
بيشتر مردم ترجيح مي دهند برروي چند هدف در زندگيشان كاركنند. بررسي كردن اهداف به طور كامل و دقيق پيش نياز اصلي براي موفقيت دراين كار است. شما بايد بدانيد چه چيزي در زندگي مي خواهيد و چه كساني و چه سازمانها، علت ها و انگيزه هايي براي شما مهمتر است؟ بعد از تصميم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروي كاغذ بنويسيد. در غير اين صورت ممكن است اهدافتان مبهم باقي بماند و هيچگاه متوجه نشويد كه آيا به آنها دست يافته ايد يا نه؟ پس به فعاليت ها و كارهايي بپردازيد كه شما را در نيل به اين اهداف كمك مي كند. پي بردن به اين نكته كه نمي توان همه كارها را در آن واحد انجام داد، ممكن است شما را بر آن دارد تا كارهاي بزرگ و پروژه هاي درازمدت را به زنجيره اي از كارهاي كوچكتر و كوتاه مدت تر تقسيم كنيد. انجام اين كارها در يك دوره معين زماني بسيار راحت تر و قابل كنترل تر است. حال به منظور رسيدن به هدف نهايي، بايد قدم هاي كوچك را كه درواقع همان اهداف كوتاه مدت است، برداريد. تكميل بموقع اين كارهاي كوچك و كوتاه مدت اولويت دارد درغير اين صورت زمان را ازدست داده ايد بدون آن كه پيشرفتي حاصل شود.

زمان شما چگونه تلف مي شود؟
حال كه درمورد اولويت ها و نظم و ترتيب انجام كارهاي تان تصميم گرفته ايد، بايد به زمان هايي كه بيهوده تلف مي شود، توجه كنيد.
با يادداشت كردن زمان هايي كه به بطالت و بيهودگي مي گذرند به مدت چند روز، به درستي متوجه خواهيدشد كه زمان را چگونه از دست مي دهيد. اين جدول زماني به شما كمك مي كند تا با برنامه ريزي براي اوقات كار و فراغت، استفاده بهتري از زمان ببريد. اغلب مردم هنگامي كه متوجه مي شوند «چقدر» از زمانشان صرف كارهاي بي اهميت شده، بسيار متعجب مي شوند. شما احتمالاً پي خواهيد برد كه ساعت هاي معيني در روز و روزهاي معيني در هفته سرتان بسيار شلوغ است. با كمك برنامه ريزي مي توان اين روزهاي شلوغ را مديريت كرد، براي مثال مي توان زماني را كه براي فعاليت هاي ديگر درنظر گرفته ايم، به طور موقت كاهش داد.
همچنين هر فعاليت و كار روزانه اي، بخش هايي تكراري دارد. براي هركاري مهلت خاصي تعيين كنيد. مانند ساعت شروع و پايان كار، زمان ناهار، زمان جلسات، فعاليت هاي تفريحي يا ساير فعاليت ها.
بعد از برنامه ريزي براي تمام اين كارها ممكن است به طور غيرمنتظره اي زمان زيادي براي انجام كارهايي كه دوست داريد باقي مانده باشد. اين درواقع پاداش شماست. بايد از آن به بهترين وجه ممكن استفاده كرد.

عوامل هدر دهنده زمان
وجود بعضي از اين عوامل هدردهنده زمان را مي توان در همان جدول زماني پيداكرد. هم درخانه و هم درمحل كار تلفن، ميهمان سرزده، جلسات، ايميل هاي غيركاري، تأخيرانداختن كارها، ندانستن اين كه كار بعدي چيست و خرت وپرت هاي اطرافمان، از رايج ترين عواملي هستند كه وقت ما را تلف مي كنند. بي نظمي، نداشتن اولويت در انجام كارها، اهمال كاري، تماشاي بيش از اندازه تلويزيون، يا بيش از حد درگير جزئيات كارهاي روزمره شدن از ديگر عواملي است كه ما بدون آن كه متوجه شويم، موجب اتلاف وقتمان مي شود.

براي خودتان برنامه زماني بنويسيد
يك برنامه زماني هم مي تواند نمايي خلاصه از كارهايي باشد كه مي خواهيد در آينده نزديك انجام دهيد، هم يك برنامه بسيار دقيق از كارها با تمام جزئياتشان. اغلب مردم در يك زمان نمي توانند برروي تمام برنامه ها، فعاليت ها و اهدافشان متمركز باشند. بنابراين آنها را روي كاغذ بنويسيد و فهرست هاي متفاوتي از برنامه هايتان تهيه كنيد.
آسانترين راه براي نوشتن برنامه زماني فهرستي از كارهاي بزرگ و كوچكي است كه بايد انجام گيرد.
اين فهرست به تنهايي كافي است تا با يادآوري كارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد كه انجامشان دهيد.
راه ديگر براي داشتن يك برنامه زماني در واقع نوشتن كارهايي است كه بايد به صورت زنجيره اي انجام دهيد. دراين فهرست بايد توالي زمان نيز رعايت شود. شما بايد تصميم بگيريد كدام كار مهم تر است و به انجام آن بپردازيد و بعد سراغ كارهاي ديگر برويد.
سومين نوع جدول زماني، برنامه اي است با تمام جزئيات. اين برنامه هم دربرگيرنده ترتيب كار است و هم زمان تقريبي براي تكميل آنها را دراختيارتان مي گذارد. مزيت اين برنامه اين است كه شما را وادار مي كند با دقت بيشتري به ساعت هاي روز و به روزهاي هفته نگاه كنيد و تصميم هاي بهتري كه منطبق با اهميت كارهاي تان است، بگيريد. به يادداشته باشيد كه اگرچه در آنها، برنامه ريزي كمي دشوار و وقت گير است اما درنهايت بيش از آنچه انتظار داريد از اتلاف وقت تان جلوگيري مي كند.

اجراي برنامه زماني
هيچ برنامه زماني اي معجزه نمي كند. هميشه عوامل بازدارنده و مشكلات وجوددارند. به هرحال، يك برنامه زماني كه از قبل ريخته مي شود، كمك مي كند تا وظيفه محوله را درحد قابل قبولي انجام دهيد و وقت تان كمتر تلف شود.
از قبل براي روزهايي كه كارهاي زياد و سخت بايد انجام دهيد برنامه ريزي كنيد.
براي پرهيز از انجام با عجله كار در دقايق آخر، آن را زودتر انجام دهيد.
اول به انجام دادن كارهاي تكراري بپردازيد تا در صورت پيش آمدن كاري ضروري، زمان لازم را دراختيار داشته باشيد.

استراتژي هاي مديريت زمان

جدا از برنامه زماني كه براي خودتان نوشته ايد، استراتژي هاي مديريت زمان نيز مي تواند بسيار مفيد باشد، هرروز فهرستي از كارهايي كه بايد انجام شود تهيه كنيد و آنها را به ترتيب اهميت شان انجام دهيد.
هميشه يك دفترچه يادداشت و تقويم جيبي به همراه داشته باشيد. از آن مي توان براي نوشتن فهرست خريد، كارهايي كه بايد انجام شود و ثبت زمان قرارهاي ملاقات استفاده كرد.
از زمان انتظار به نحو احسن استفاده كنيد. مي توان در اين فاصله به انجام كارهاي خانه، مطالعه، نوشتن نامه يا فهرست خريد پرداخت. به اين زمان ها كه بايد منتظر باشيد مانند يك هديه نگاه كنيد نه زماني تلف شده.
خودتان را براي نه گفتن به كارهايي كه زمان كافي براي درست انجام دادن شان نداريد، آماده كنيد. نه گفتن را بياموزيد و سرحرف خود محكم بايستيد.
تا حد امكان اجازه ندهيد كارهايي را كه براي شان برنامه ريزي نكرده ايد، مخل برنامه ريزي شما شود، تلفن هايي كه مربوط به شما نيست را جواب ندهيد و به ديگران اجازه ندهيد در ساعات اوج كاري تان مزاحمتان شوند.
اگر مي خواهيد دوستانتان با شما تماس بگيرند ساعت خاصي را براي آن تعيين كنيد. دوستان منطقي اين موضوع را مي فهمند و به خواست شما احترام مي گذارند.
سعي كنيد در منزل نيز مانند اداره منظم و با برنامه باشيد. نوشتن فهرست خريد و ديگر موارد مي تواند از خستگي و هدررفتن وقت شما بكاهد.
در يك زمان، فقط برروي يك چيز متمركز شويد. تمام انرژي خود را معطوف به كاري كنيد كه در دست داريد. عواملي را كه دركارتان وقفه ايجاد مي كند حذف كنيد و وقتتان را صرف فكر كردن به تمام كارهايي كه بايد انجام دهيد، نكنيد.
به ياد داشته باشيد ۸۰ درصد دستاوردهاي شما هم در زندگي تان و هم در كارتان، تنها حاصل ۲۰ درصد از فعاليت هايي است كه انجام مي دهيد. پس مي توان آن را بهبود بخشيد. از مديريت زمان به عنوان يك ابزار براي هدفگذاري، اولويت بندي هدف ها و معرفي فعاليت هايي كه به شما در راستاي نيل به اين اهداف كمك مي كند، استفاده كنيد. درواقع مديريت زمان به شما اين امكان را مي دهد تا هوشمندتر كاركنيد، نه سخت تر.